PARTES DE LA CARTA, EL MEMORANDO Y LA CIRCULAR GTC 185

LA CARTA 

La expedición de cartas oficios esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta. oficio o a4, con logo membrete y pie de pagina. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas, para las cartas u oficios internos , se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo membrete y pie de pagina, las demás con el logro.

Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, para ello se recomienda tener en cuenta:

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• PARTES DE LA CARTA

• Código: Identifica el departamento o área que produce el documento con sus respectivas series. Hace referencia a la identificación numérica o alfabética, seguida de la serie documental en caso que exista.

• Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos dato a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo por punto), según el estilo .Ejemplo: Santiago de Cali, 3 de abril de 2011

• Destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos o tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación, pueden ocupar varias líneas.

• Asunto: Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario.

• Saludo: Se escribe a una o dos interlíneas después del asunto.

• Texto: Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafo.

• Despedida: Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.

• Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a  cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente

EL MEMORANDO

• CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización

• PARTES QUE COMPONEN UN MEMORANDO

•     Código:

• Denominación del documento: de cero a una interlínea libre de la zona o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

• Fecha:

• Encabezamiento: Está conformado por las palabras: para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:).

• Destinatario y remitente: A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación se ubica a una interlínea la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

• Asunto
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas responsables

Líneas especiales (anexos, copias, transcriptor).

• MODELOS

LA CIRCULAR

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas; y la circular externa, para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

• CLASES DE CIRCULARES

• Comunicación externa o interna de carácter general o normativo con el mismo texto para varias personas.
• Circular Externa o Carta Circular, se dirige a varios destinatarios y es personalizada.
• Circular General, sirve para conocer actividades de la empresa, como normas, cambios, políticas, órdenes y otros. La circular general, se dirige a un grupo específico de personas.

• PARTES

5.3.1 Encabezado: De cero a una interlínea libre se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

5.3.2 Código: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.

5.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

5.3.4 Encabezamiento y destinatarios: De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario.
La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

5.3.5 Asunto: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

5.3.6 Saludo: Se incluye en el inicio del texto.

5.3.7 Despedida: Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.

• La Norma GTC -185 de 2009 permitirá ACTUALIZACIÓN en las NORMAS ICONTEC para elaboración de documentos administrativos.

• Brindar herramientas para identificar sistemas modernos de información, basados en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y los manuales de procedimientos de la empresa moderna.

• Proyectar una buena imagen corporativa.