GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVISTICOS

1.       ACERVO DOCUMENTAL: entendemos como acervo documental el conjunto de colecciones de un individuo, institución, fondo o grupo de registros o un conjunto de ellos que forman un archivo.
2.       ACTIVIDAD ADMINITRATIVA: En Archivología, toda acción que genera documentos se entiende por actividad. También se denomina actividad  al transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación.
3.       ACOTACIÓN: Advertencia o comentario puesto en un escrito, particularmente en el margen de un escrito.
4.       ACUBITOR: Título honorífico en la corte de los emperadores de Constantinopla.
5.       ADULTERACIÓN: Derivados de adulterar, dé significado deducible. Cambio o modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto.
6.       AGN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
7.       AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunión de cosas. Se aplica particularmente a un conjunto  de documentos que se asocian con un propósito o por características comunes.
8.       AGENTE: Se aplica como nombre y adjetivo culto o científico a lo que obra o tiene capacidad para obrar.
9.       ARCHIVALIA: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo.
10.    ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en el efectúa los estudios teórico prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento de archivos y documentos ha recibido el correspondiente título profesional.
11.    ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y documentos que ahí se conservan.
12.    ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.
13.    ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de trámite.
14.    ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de éstos
15.    ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos.
16.    ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
17.    ARCHIVÓLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados a su progreso doctrinario.
18.    BIBLIORATO: Carpeta de cartón, de lomo ancho, con anillas, para archivar documentos, archivador.
19.    BIBLIOTECA: Local en que se guardan e instalaciones para tenerlos, ordenarlos, servirlos, leerlos, etc.
20.    BULA: Documento imperativo y dispositivo.
21.    BÚSQUEDA: Actividad cuyo fin es la de reunir información que refiera al interés de su objeto de estudio.
22.    CATALOGO: Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un archivo o bien de las entidades físicas o morales que intervienen en la tramitación de ellos documento secundario que registra y escribe los documentos reunidos de manera temporal o permanente.
23.    CENTRO DE DOCUMENTACION: Son centros especializados creados con el propósito de recopilar datos, producir información y ponerla  al alcance de todas aquellas instituciones  que lo requieran.
24.    CICLO VITAL: conjunto de periodos  importantes, que transcurren desde la elaboración de un documento, hasta que transcurre la vida útil del mismo.
25.    CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar.
26.    CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos deberá efectuarse permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
27.    CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.
28.    DATO: Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una investigación.
29.    DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se realice con ellas alguna operación.
30.    DIGITALIZACION: Es el proceso de convertir información analógica en formato digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro formas, películas, efemérides, objetos tridimensionales.
31.    DIPLOMATICA: Estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, principalmente para establecer su autenticidad o falsedad.
32.    DISPOSICIÓN FINA : Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección y/o reproducción.
33.    DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que registra información física.
34.    DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
35.    DOCUMENTO BORRADOR: es un documento provisional preparatorio previo al ejemplar.
36.    DOCUMENTO COPIA: Reproducción exacta de un documento.
37.    DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
38.    DOCUMENTO DISPOSITIVO: son aquellos donde su voluntad con intención de ser obedecida.
39.    DOCUMENTO FACILATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
40.    DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta más de un vez por año. Este término se aplica al mismo tiempo a la correspondencia y a los expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen cerrado de un documento activo.
41.    DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que abran de trascribirse al documento original.
42.    DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
43.    DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
44.    DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las cuales la institución los crea.
45.    DOCUMENTO VITAL: son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados.
46.    DOCUMENTOS DE APOYO:
47.    ENCUADERNAR: Coser o pegar unos a otros los pliegos u hojas que han de constituir un libro o cuaderno y ponerles unas tapas.
48.    EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
49.    FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.
50.    FOLIACION: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en más de un cuaderno, tomo o volumen.
51.    FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas.
52.    FOLIO RECTO: Primera página de un folio cuando son éstos y no las páginas los numerados.
53.    FOLIO TESTIGO: Es la página que queda como prueba.
54.    FOLIO VUELTO: Revés o segunda plana de la hoja del libro que no está numerada sino en la primera
55.    FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
56.    FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
57.    GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
58.    GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
59.    INFORMACION: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
60.    ISAAF:
61.    ISAAR: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias
62.    ISAD: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos, a Instituciones.
63.    LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes  tipos de papel formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z la conservación de estos es empastada en forma de libro.
64.    LEY GENERAL DE ARCHIVOS: la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos.
65.    LIBRO: Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda lomo o hueco o adherido a la misma costura sobre cintas.
66.     LISTADO: Producto del procesamiento de documentos,  nóminas, listas de rayas, de asistencia, etc.
67.    MARBETE: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo que contiene, la dirección a donde se manda, etc.
68.    MICROFILMACION: MICROFILMACION: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
69.    MICROFICHAS: Fotografía que reproduce, a escala muy reducida, un documento de archivo.
70.    NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
71.    NUNCUPATORIO: Se aplica a las cartas o escritos en que se nombra a alguien para un empleo o dignidad, se le nombra heredero o se le dedica una obra.
72.    ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
73.    ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
74.    PAGINA: conjunto de cuatro hileras de vides formando un rectángulo, deriva. De pángere, hincar.
75.    PAGINACON: Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.
76.    PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
77.    PIEZA DOCUMENTAL: Unidad documental, físicamente separable, integrada por uno o varios documentos, reunidos físicamente, de manera que pueden tratarse como unidad.
78.    PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término e la vigencia, es pues tan concreto como el fin de esta. El término del plazo precaucional son se produce por un hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en el documento o su tramitación, o servir de sustento a otro documento ahora vigente
79.    PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
80.    PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
81.    PRODUCCION DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
82.    REGISTRO: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamente.
83.    RECEPCION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos en la Universidad, formalizando los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean controlados.
84.    REPROGRAFIA: Rama de la Archivología que estudia al conjunto de procedimientos destinados a la reproducción de documentos.
85.    SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
86.    SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene información según los materiales empleados además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales fotográficos fílmicos informáticos orales y sonoros.
87.    SINTAXIS DE ARCHIVO INDIRECTO: Aquel en el que para localizar un expediente debe consultarse previamente el catálogo alfabético debido a que la clasificación y ordenación de los expedientes no son evidentes.
88.    TAQUIGRAFÍA: Arte de escribir tan aprisa como se habla, mediante la utilización de ciertos signos que simplifican la escritura.
89.    THESAURUS:  Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o expresiones del lenguaje natural y aquellos términos normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas que existen entre otros términos.
90.    TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. Es el que comporta el valor máximo porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como patrimonio documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.
91.    TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
92.    TRADICION DOCUMENTAL: Es el carácter o atributo de un documento de archivos, que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y permite clasificar tales ejemplares en original, copia, borrador y minuta
93.    TRAMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
94.    TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
95.    TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital.
96.    TVD: Tablas de valoración documental Historia Institucional, contextualizando el inicio, funcionamiento y finalización (en caso de liquidación) de la institución señalando los actos administrativos de reestructuración.
97.    TUMBO: Libro grande de pergamino de la iglesias, monasterios y comunidades, donde están copiados sus privilegios.
98.    UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organización de archivos o un grupo de organizaciones de archivos regidos por un solo director o por una sola administración.
99.    UNIDAD DE ALAMACENAMIENTO: Cualquier unidad física de material de archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etc., disponible en las salas de estudio.
100.UNIDAD DE CONSERVACION: Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivista se define como la unidad de conservación en base a cualquier archivo.
101.UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
102.VALE: Papel o seguro que se hace a favor de uno obligándose a pagarle una cantidad de dinero.
103.VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
104.VIGENCIA: La vigencia puede definirse en sí misma como la fuerza que tiene un documento de archivo para obligar, testimoniar o informar.
105.XEROGRAFÍA: Procedimiento fotográfico para la reproducción de documentos escritos, impresos o dibujados.

PARTES DE LA CARTA, EL MEMORANDO Y LA CIRCULAR GTC 185

LA CARTA 

La expedición de cartas oficios esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta. oficio o a4, con logo membrete y pie de pagina. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas, para las cartas u oficios internos , se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo membrete y pie de pagina, las demás con el logro.

Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, para ello se recomienda tener en cuenta:

- 

• PARTES DE LA CARTA

• Código: Identifica el departamento o área que produce el documento con sus respectivas series. Hace referencia a la identificación numérica o alfabética, seguida de la serie documental en caso que exista.

• Lugar de origen y fecha de elaboración: Se aconseja escribir estos dato a una o dos interlíneas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo por punto), según el estilo .Ejemplo: Santiago de Cali, 3 de abril de 2011

• Destinatario: A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos o tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación, pueden ocupar varias líneas.

• Asunto: Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario.

• Saludo: Se escribe a una o dos interlíneas después del asunto.

• Texto: Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafo.

• Despedida: Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.

• Remitente y firmas responsables: Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a  cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente

EL MEMORANDO

• CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización

• PARTES QUE COMPONEN UN MEMORANDO

•     Código:

• Denominación del documento: de cero a una interlínea libre de la zona o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

• Fecha:

• Encabezamiento: Está conformado por las palabras: para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:).

• Destinatario y remitente: A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación se ubica a una interlínea la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

• Asunto
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas responsables

Líneas especiales (anexos, copias, transcriptor).

• MODELOS

LA CIRCULAR

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general. La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas; y la circular externa, para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

• CLASES DE CIRCULARES

• Comunicación externa o interna de carácter general o normativo con el mismo texto para varias personas.
• Circular Externa o Carta Circular, se dirige a varios destinatarios y es personalizada.
• Circular General, sirve para conocer actividades de la empresa, como normas, cambios, políticas, órdenes y otros. La circular general, se dirige a un grupo específico de personas.

• PARTES

5.3.1 Encabezado: De cero a una interlínea libre se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

5.3.2 Código: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del encabezado.

5.3.3 Lugar de origen y fecha de elaboración: Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del código.

5.3.4 Encabezamiento y destinatarios: De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la palabra para en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el estilo utilizado.
En el caso de la carta circular se utiliza la misma estructura para la elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del destinatario.
La preposición para no va seguida de dos puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería utilizar.

5.3.5 Asunto: Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo.

5.3.6 Saludo: Se incluye en el inicio del texto.

5.3.7 Despedida: Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.

• La Norma GTC -185 de 2009 permitirá ACTUALIZACIÓN en las NORMAS ICONTEC para elaboración de documentos administrativos.

• Brindar herramientas para identificar sistemas modernos de información, basados en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y los manuales de procedimientos de la empresa moderna.

• Proyectar una buena imagen corporativa.

MARCO LEGAL DE LA PRODUCCION DOCUMENTAL

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código de Procedimiento Penal
Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio
Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales
- medios para el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras deComercio
Decreto 2150 de 1995
Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de
tinta húmeda .

PRODUCCION DOCUMENTAL

La producción documental es la génesis de los diferentes tipos documentales en las unidades ejecutoras de la UNA, en el cumplimiento de sus funciones y actividades para el logro de los objetivos.

En ésta materia le corresponde al Archivo Central normar y supervisar a los diferentes archivos que conforman e integran el Sistema Institucional, por lo que a continuación se numeran una serie de recomendaciones:

1. Se debe elaborar cada tipo documental en el formato correspondiente, de acuerdo con la legislación nacional vigente o según las directrices emanadas por el Archivo Central, de manera que se identifique cada documento, facilitando la labor de organización.

2. Se debe llevar control del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental, identificando la unidad productora, y año del documento; con el propósito de controlar la producción de documentos y de agilizar la búsqueda de la información.

3. La unidad deberá asumir la responsabilidad en el caso de que un mismo tipo documental, quede con el mismo número consecutivo asignado a este. Para evitar, problemas administrativos-legales al no coincidir el código asignado al asunto.   

 

4. Se deben crear y mantener los respaldos de los documentos producidos y recibidos en las oficinas, de conformidad con el ordenamiento jurídico en la materia. 

5. Los expedientes se deberán conformar de forma cronológica, consecutiva e integra, identificados con el nombre o asunto, no podrán ser segregados, es decir se deberán mantener en una unidad orden, que permita la valoración, eliminación e incorporación de otros tipos documentales.

6. El superior jerárquico de la unidad productora deberá delegar un responsable de recibir la correspondencia en cada oficina.

7. El responsable revisará, registrará y verificará diariamente que cada documento que ingresa contenga la fecha, tipo documental, número consecutivo, asunto, la(s) firma(s) del remitente(s), nombre del funcionario a quien se traslada, el sello(s) y anexo(s) en caso que se indique(n). 

8. Cuando se omita información, no se recibirá la documentación, para que en un plazo no mayor de 10 días se corrija el documento, dándole  el trámite debido, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 287 de la Ley General de la Administración Pública. 

HISTORIA DEL ARCHIVO

El 1 origen de los Archivos se remonta a las culturas babilónicas, caldeas y egipcias, como consta por los caracteres cuneiformes encontrados en la mitad del siglo XI en las ruinas de Babilonia y de Nivele, y por las tablillas de arcilla encontradas en El Ar-maná, en Egipto.2 La tradición bíblica nos habla de ellos en el Libro de Edras (2, 62), y en los dos de los Paralizarnos (y Par. 9,1 y 2 Par. 34,30).   Los soportes utilizados fueron las tablillas cocida en hornos y elaboradas de arcilla, para escribir se utilizaba el “silo” elemento punzante que manejaban los escribas, los documentos importantes se hacían sobre madera o marfil y la piedra la utilizaban para cuaderno de notas.

Creados para dar respuesta a la preocupación por la cultura, la conservación del patrimonio documental y el fomento de la investigación histórica, la labor de los archivos histórico provinciales se ve analizada en ‘Los Archivos Histórico Provinciales. Bibliografía conmemorativa de su 75º aniversario’, una nueva publicación de Luis Miguel de la Cruz Herranz que va a suponer un significativo avance en el campo de la bibliografía archivística europea y un instrumento de trabajo indispensable para investigadores y profesionales

Fue en 1950 cuando el papa Pío XII erigió la Diócesis de San Sebastián mediante la bula Quo commodius (2/XI/1949) por la cual todas las ciudades y pueblos de Gipuzkoa quedaron desmembrados de la Diócesis de Vitoria a la que pertenecían desde 1862.

Conforme se prodigaban las actividades diocesanas, el Archivo fue tomando cuerpo y creciendo, silenciosa pero constantemente, sobre todo cuando se vio la necesidad de ir guardando aquellos documentos valiosos pero infrautilizados de nuestras parroquias.

Así, el 28 de marzo de 1972, se iniciaron las actividades del Archivo cuando nuestra joven Diócesis tenía 22 años. El entonces Obispo de la Diócesis, don Jacinto Argaya Goicoechea, a través de una Circular hizo que se entregasen al recién inaugurado Archivo Diocesano los libros de Cuentas de Fábrica anteriores a 1872, los documentos relativos a Cofradías, Hermandades, Capellanías, Obras Pías, Inventarios de bienes, Testamentos, Censos, los libros de Visitas Pastorales anteriores a la creación de la Diócesis de Vitoria en 1862 así como aquella documentación no administrativa relacionada con los Cabildos parroquiales, diezmos y primicias, etc.¹ Esta medida, no exenta de puntuales controversias, atendía a criterios de conservación y seguridad, y respondía a las demandas de eficiente custodia y difusión de tan preciados e irreemplazables testigos documentales de nuestro pasado

n la misma Circular de 1972, fue nombrado Archivero Diocesano –siendo, por tanto, el primero en ejercer este cargo–Sebastián Insausti Treviño, quien ya desde 1970 ostentaba el cargo de Archivero de la Curia.² Con él dieron comienzo las fatigosas tareas de recogida de los fondos parroquiales indicados dicha Circular, depositándose en un primer momento en la donostiarra calle Prim, concretamente en los locales sitos en la entreplanta del nº 43. Pero, sin lugar a dudas, la principal y valiosa aportación de este sabio tolosarra fue la organización, clasificación y elaboración del inventario del fondo documental llamado "Muy Ilustre Clero del Arciprestazgo Mayor de Guipúzcoa".

En 1974, debido al precario estado de salud de Sebastián Insausti, se encomendó la responsabilidad del Archivo aJoseba Goñi Galarraga³ que, con la colaboración de Andoni Eizaguirre Galarraga y de Diego Garagorri Bastarrica como Auxiliares del Archivo, continuó con la recogida de los fondos históricos sacramentales de toda la Diócesis, para lo cual, visto el abrumador y pesado trabajo, llegó a adquirirse al efecto un Renault 4TL⁴ que con el tiempo resultó tan útil como entrañable.

Desde la tierra. Lupe Cajías

En medio de las cartas de Sozas, Ormacheas y demás corte, ¿qué importancia puede tener una noticia que afecta a unos documentos de hace 500 años? Para la mayoría de la gente los papeles son sólo eso: papeles. Pocos comprenden que en esa ruta está la construcción de la nación, sus certezas y sus tropiezos.
Cuando hace un par de años la comunidad de historiadores permitió el asalto político al Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia escribí una protesta, segura de que aquel era solamente el primer capítulo.
El cerco premeditado por los directivos de la Fundación Cultural del Banco Central (FCBC), responsables del ABNB, contra Marcela Inch, por ser madre de un joven falangista y por no estar dispuesta a convertir el repositorio en otra fuente de pegas, se repite y se repetirá, porque el principio de la institucionalidad fue quebrado y un vidrio roto no se recompone

Las imágenes detallan los diversos usos del coliseo deportivo, que va desde espectáculos artísticos, políticos y religiosos, además de su principal función.

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 Claves: conciertos ciudadanos, declaración universal derechos humanos, estadio nacional,fotografías, juegos odesur, Museo de la Memoria y los DDHH

La reciente inauguración del sitio web “Estadio Nacional – Archivo Abierto” trajo al debate el carácter simbólico que tiene el coliseo deportivo en nuestra historia.

El proyecto www.archivoestadionacional.cl contiene 400 instantáneas de las casi ocho décadas del recinto, y fue realizado por los investigadores de la Universidad Diego Portales, Valentina Rozas y Rodrigo Millán, quienes estudiaron esta gran infraestructura, junto al artista visual Camilo Yáñez. El proyecto comenzó hace más de cinco años bajo la pegunta, ¿cómo se habita el Estadio Nacional como espacio público en Santiago?

Para Millán, la iniciativa parte desde la inquietud, porque “es un espacio diverso, que ha pasado por actores políticos, culturales y recreativos, momentos alegres y dolorosos. Quisimos saber de los usuarios y las anécdotas. Es el lugar masivo de la ciudad y la mayoría de los habitantes tienen alguna relación con él. Asimismo quisimos saber cómo este lugar, que puede ser tan rígido, ha sido tan plástico a lo largo de su historia”, señaló.

Se publicara la historia del municipio. (Cortesía)

MILENIO DIGITAL20/04/2014 06:51 PM

Tulancingo

Mario de la Fuente Melo titular del Archivo Histórico anunció que esta próxima la publicación de historia Tulancinguense en el portal institucional del Gobierno local.

Concretamente serán 100 temas vinculados a pasajes históricos remontados a los periodos preclásico, clásico, postclásico y contemporáneo.

La información a publicar fue recabada a través de las citas de autores  como Lorenzo Cossío y Soto, Teodomiro Manzano, Manuel Orozco y Berra, Florencia Jacobs Muller, Fray Bernardino de Sahagún, quienes vinculan a Tulancingo a la historia nacional a través de sus obras.

Entre los temas a difundir se encuentran culturas asentadas en el valle, la sociedad en tiempos de la colonia y su modo de vida, personajes que habitaron en Tulancingo, actividades productivas en el municipio en el año 1793 (periodo cúspide en el desarrollo de Tulancingo), el ferrocarril, calles de ayer y hoy en Tulancingo.

Así también intervención norteamericana en 1847 en Tulancingo, distrito militar como antecedente geográfico de lo que hoy es el estado de Hidalgo; Departamento Tulancingo como distribución geográfica colindando Veracruz, San Luis potosí y Oaxaca (266 mil habitantes).